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如何选择合适的翻译管理系统 (TMS)
翻译管理系统 (TMS) 是一个集中式平台，可帮助企业管理、自动化和简化翻译和本地化流程。它充当一个枢纽，使项目经理、翻译人员和其他利益相关者能够有效协作，消除需要手动且耗时的任务。TMS 的主要目标是简化将内容翻译成多种语言的复杂过程，同时确保一致性、质量和效率。通过使用 TMS，企业可以降低翻译成本、加快上市时间，并提升其多语言内容的整体质量。
TMS 的主要功能
一个强大的 TMS 通常包括以下主要功能：
- 项目管理：允许用户从头到尾创建、分配和跟踪翻译项目。
- 工作流程自动化：通过自动化文件处理、通知和审批等任务，简化翻译流程。
- 翻译记忆库：存储先前翻译过的内容以供重复使用，减少翻译时间和成本。
- 术语管理：维护一个集中的已批准术语数据库，以确保所有翻译的一致性。
- 质量保证：提供内置的质量检查工具，如拼写和语法检查，以及翻译记忆库的利用。
- 协作工具：现团队成员（包括翻译人员、审稿人和项目经理）之间的流畅沟通和协作。
- 报告和分析：提供项目状态、翻译人员绩效等关键指标的见解，帮助优化翻译流程。
TMS 解决方案的类型
目前主要有两种 TMS 解决方案：
- 云端 TMS：这些解决方案托管在远程服务器上，可通过网络浏览器访问，提供灵活性和可扩展性。
- 本地 TMS：这些解决方案安装在公司的本地服务器上，提供更多的数据安全控制和定制选项。
选择云端还是本地部署的 TMS 取决于预算、IT 基础设施和具体业务要求等因素。
TMS 应具备的关键功能
在评估翻译管理系统 (TMS) 时，有几个关键功能需要考虑，它们可能会显著影响您的本地化工作流程和整体效率。这些关键功能包括翻译记忆库、术语管理、工作流程自动化、报告和分析以及集成能力。
翻译记忆库
一个强大的翻译管理系统应该能提供翻译记忆库（TM）功能，用以存储以前翻译过的内容以供重复使用。这有助于保持译文的一致性，减少翻译人员的重复工作量，并最终节省时间和成本。
术语管理
有效的术语管理对于确保翻译的准确性和一致性至关重要。择提供集中术语库或术语库管理功能的 TMS，可以定义和管理与你的行业或品牌相关的关键术语。这个功能可帮助翻译人员在本地化项目中始终如一地使用正确的术语。
工作流程自动化
将重复性任务自动化并简化本地化工作流程可大大提高效率。具有工作流程自动化功能的 TMS 可以帮助你定义和管理翻译流程、为团队成员分配任务并跟踪进度。该功能还可包括自动通知、提醒和状态更新，确保所有利益相关方都能及时了解进展并保持进度。
报告和分析
为深入了解本地化项目，你需要选择可提供全面报告和分析功能的 TMS。这能让你监控翻译进度、质量评分和成本节约等关键指标。通过详细的报告和控制面板，你可以做出以数据为导向的决策，优化本地化战略并确定需要改进的地方。
集成能力
与现有的内容管理系统 (CMS)、产品信息管理 (PIM) 系统以及其他技术工具的无缝集成对于顺畅的本地化工作流程至关重要。最好选择能够与常用平台进行即插即用集成的 TMS，或者提供文档齐全的 API 以进行自定义集成。这能确保你的 TMS 与内容生态系统轻松连接，从而实现高效的内容交换，并最大限度地减少人工操作。
实施 TMS 的主要优势
实施翻译管理系统（TMS）对企业的本地化工作具显著影响。TMS 可简化翻译流程，改善协作，并提高整体效率。以下是实施 TMS 的一些主要优势：
提高生产力
TMS 自动化了许多手动任务，例如文件处理、项目管理和工作流程管理。通过自动化这些任务，翻译人员和项目经理可以将时间投入到更有价值的工作中，从而提高生产力。此外，翻译记忆库和术语表管理等功能有助于确保一致性，减少重复翻译所花费的时间。
提高翻译质量
通过将所有翻译资源（如翻译记忆库、术语库和风格指南）集中在一起，TMS 确保所有利益相关者都能访问最新的资源。这种集中化提高了所有项目的翻译质量和一致性。此外，TMS 通常还包括质量保证工具，可帮助识别和纠正错误，确保最终译文达到最高标准。
节约成本
TMS 可以通过多种方式帮助企业节约成本。通过利用翻译记忆库，TMS 可以减少多次翻译相同内容的需求，从而节省时间和金钱。此外，TMS 还能帮助企业简化供应商管理，使企业能够以更优惠的价格进行谈判并整合翻译支出。
加快上市时间
有了 TMS，企业可以大大缩短将产品或服务推向国际市场所需的时间。通过实现工作流程自动化和团队成员之间的无缝协作，TMS 有助于加快翻译流程。这种加速功能使企业能够同时以多种语言推出产品或服务，从而在全球市场上获得竞争优势。
评估不同的 TMS 选项
在评估不同的翻译管理系统（TMS）选项时，重要的是要考虑部署模式、许可方式以及功能比较等因素。主要的部署模式有两种，即云端和本地部署解决方案。云端的 TMS 解决方案托管在远程服务器上，可通过网络浏览器访问，提供灵活性和可扩展性。本地部署的 TMS 解决方案则安装在公司的本地服务器上，可提供更多的数据安全控制和定制选项。
另一个关键考虑因素是选择开源还是专有的 TMS。开源 TMS 解决方案（如 Pootle 和 Weblate）可免费使用，用户可以进行修改。它们通常拥有强大的社区支持，但可能缺乏某些功能和商业支持。专有的 TMS 解决方案（如 Smartcat、Trados Studio 和 memoQ）归公司所有，通常提供更完善的用户界面、更广泛的功能和专门的支持。
在将常用的 TMS 供应商进行对比时，对其具体特点和功能进行评估很有帮助。例如，Smartcat 提供友好的用户界面、协作工具和机器翻译集成。Trados Studio 提供了全面的翻译、审校和项目管理功能。MemoQ 以其先进的翻译记忆库和术语管理功能而著称。最终，最适合你们企业的 TMS 系统将取决于你们的具体需求、预算和技术要求。
实施和优化你们的 TMS
在为企业选择了合适的翻译管理系统（TMS）后，接下来的关键步骤就是有效实施该系统，并随着时间的推移不断优化其性能。以下是一些最佳实践，可确保采用过程顺利进行，并最大限度地提高 TMS 投资的投资回报率。
采用 TMS 的最佳实践
- 从一开始就让主要利益相关者参与进来，包括项目经理、翻译人员和 IT 人员，以确保平稳过渡和各方的认同。
- 为所有用户提供全面培训，内容包括 TMS 的核心功能和工作流程。这能帮助他们高效使用系统。
- 制定明确的 TMS 使用指南和流程，包括项目创建、文件管理和质量保证。这将确保一致性并最大限度地减少错误。
- 将 TMS 与现有内容管理系统和本地化生态系统中的其他工具集成，以简化工作流程，避免手动数据传输。
衡量 TMS 的投资回报率（ROI）
要评估 TMS 实施是否成功，就必须跟踪关键绩效指标（KPI）并衡量投资回报率（ROI）。以下是一些重要的衡量指标：
- 翻译的周转时间
- 通过翻译记忆库的重复使用和自动化节省成本
- 提高质量，如降低错误率和提高一致性
- 提高本地化团队的生产力和效率
- 加快多语言内容的上市速度
通过定期监控这些关键绩效指标，并将其与 TMS 启用前的基准进行比较，你便可以量化 TMS 的效益，并根据数据为进一步优化做出决策。
持续优化
实施 TMS 不是一朝一夕的事，而是一个持续改进的过程。为确保 TMS 能持续满足你不断变化的需求并提供最大价值，你需要考虑以下的事项：
- 定期检查和更新翻译记忆库和术语表，以保持质量和一致性。
- 鼓励本地化团队提供反馈，并及时处理任何问题或瓶颈。
- 了解 TMS 供应商提供的最新功能和更新，利用新功能进一步加强本地化流程。
- 持续监控你的 KPI，并根据需要调整流程，以优化绩效和投资回报率。
通过遵循这些最佳实践并专注于持续优化，你可以确保 TMS 在你的本地化战略中继续发挥重要作用，提高效率、质量并节约成本。
结论
选择合适的翻译管理系统是一项至关重要的决定，这会对企业的本地化工作产生重大影响。通过仔细评估翻译记忆库、术语管理、工作流程自动化、报告和分析以及集成等关键功能，企业可以选择符合其特定需求和目标的 TMS。
实施 TMS 有许多好处，包括提高生产率、改善翻译质量、节约成本和加快产品上市速度。为确保成功实施，企业应遵循最佳实践，如让主要利益相关者参与进来，提供全面培训，并制定明确的指导方针和流程。
衡量 TMS 的投资回报率对于证明其价值和确定需要改进的领域至关重要。通过跟踪翻译周转时间、成本节约和质量改进等指标，企业可以优化本地化战略，并做出基于数据的决策。
总而言之，正确的 TMS 系统加上有效的实施和持续的优化可以帮助企业简化本地化流程、加强协作，并向全球受众提供高质量的多语种内容。
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