Så här väljer du rätt Translation Management System (TMS)

Ett Translation Management System (TMS) är en centraliserad plattform som hjälper företag att hantera, automatisera och effektivisera sina översättnings- och lokaliseringsprocesser. Det fungerar som ett nav där projektledare, översättare och andra intressenter kan samarbeta effektivt, vilket eliminerar behovet av manuella och tidskrävande uppgifter Det primära målet med ett TMS är att förenkla den komplexa processen med att översätta innehåll till flera språk och samtidigt säkerställa konsekvens, kvalitet och effektivitet. Genom att använda ett TMS kan företag minska översättningskostnaderna, korta tiden till marknaden och förbättra den övergripande kvaliteten på sitt flerspråkiga innehåll.

Viktiga egenskaper hos en TMS

Ett robust TMS innehåller vanligtvis följande nyckelfunktioner:

Projekthantering: Användarna kan skapa, tilldela och följa upp översättningsprojekt från början till slut.
Automatisering av arbetsflöden: Effektiviserar översättningsprocessen genom att automatisera uppgifter som filhantering, aviseringar och godkännanden.
Översättningsminne: Lagrar tidigare översatt innehåll för återanvändning, vilket minskar översättningstiden och -kostnaderna.
Hantering av ordlistor: Upprätthåller en centraliserad databas med godkänd terminologi för att säkerställa enhetlighet i alla översättningar.
Kvalitetssäkring: Inbyggda verktyg för kvalitetskontroll, t.ex. stavnings- och grammatikkontroll och översättningsminnen.
Verktyg för samarbete: Möjliggör sömlös kommunikation och samarbete mellan teammedlemmar, inklusive översättare, granskare och projektledare.
Rapportering och analys: Ger insikter om projektstatus, översättarnas prestationer och andra viktiga nyckeltal som hjälper till att optimera översättningsprocessen.

Olika typer av TMS-lösningar

Det finns två huvudtyper av TMS-lösningar tillgängliga:

Molnbaserad TMS: Dessa lösningar finns på fjärrservrar och kan nås via en webbläsare, vilket ger flexibilitet och skalbarhet.
On-premise TMS: Dessa lösningar installeras lokalt på ett företags servrar, vilket ger mer kontroll över datasäkerhet och anpassningsmöjligheter.

Valet mellan ett molnbaserat eller lokalt TMS beror på faktorer som budget, IT-infrastruktur och specifika affärskrav.

Viktiga funktioner att leta efter i ett TMS

När du utvärderar ett översättningshanteringssystem (TMS) finns det flera viktiga funktioner att ta hänsyn till som kan ha en betydande inverkan på ditt arbetsflöde för lokalisering och din övergripande effektivitet. Dessa viktiga funktioner inkluderar översättningsminne, terminologihantering, automatisering av arbetsflöden, rapportering och analys samt integrationer.

Översättningsminne

Ett robust TMS bör erbjuda ett översättningsminne (TM), som lagrar tidigare översatt innehåll för återanvändning. Detta bidrar till att översättningarna blir konsekventa, minskar mängden repetitivt arbete för översättarna och sparar i slutändan tid och kostnader.

Terminologihantering

Effektiv terminologihantering är avgörande för att säkerställa korrekta och konsekventa översättningar. Leta efter ett TMS som tillhandahåller en centraliserad ordlista eller termbas, så att du kan definiera och hantera nyckeltermer som är specifika för din bransch eller ditt varumärke. Den här funktionen hjälper översättarna att använda rätt terminologi på ett konsekvent sätt i alla lokaliseringsprojekt.

Automatisering av arbetsflöden

Genom att automatisera repetitiva uppgifter och effektivisera arbetsflödet vid lokalisering kan effektiviteten förbättras avsevärt. Ett TMS med funktioner för automatisering av arbetsflöden kan hjälpa dig att definiera och hantera översättningsprocesser, tilldela uppgifter till teammedlemmar och följa upp framsteg. Den här funktionen kan också omfatta automatiska meddelanden, påminnelser och statusuppdateringar, så att alla intressenter hålls informerade och på rätt spår.

Rapportering och analys

För att få värdefulla insikter om dina lokaliseringsprojekt bör du välja ett TMS som erbjuder omfattande rapporterings- och analysfunktioner. På så sätt kan du övervaka viktiga mätvärden som översättningsframsteg, kvalitetsresultat och kostnadsbesparingar. Med hjälp av detaljerade rapporter och instrumentpaneler kan du fatta datadrivna beslut för att optimera din lokaliseringsstrategi och identifiera områden som behöver förbättras.

Integrationer

En sömlös integration med dina befintliga CMS-system (Content Management System), PIM-system (Product Information Management) och andra verktyg i din teknikstack är avgörande för ett smidigt arbetsflöde för lokalisering. Leta efter ett TMS som erbjuder färdiga integrationer med populära plattformar eller tillhandahåller ett väldokumenterat API för anpassade integrationer. Detta säkerställer att ditt TMS enkelt kan ansluta till ditt innehållsekosystem, vilket möjliggör effektivt innehållsutbyte och minimerar manuellt arbete.

Viktiga fördelar med att implementera ett TMS

Implementering av ett Translation Management System (TMS) har en betydande inverkan på en organisations lokaliseringsarbete. Ett TMS effektiviserar översättningsprocessen, förbättrar samarbetet och ökar den övergripande effektiviteten. Här är några viktiga fördelar med att implementera ett TMS:

Ökad produktivitet

Ett TMS automatiserar många manuella uppgifter, till exempel filhantering, projekthantering och arbetsflödeshantering. Automatiseringen frigör tid för översättare och projektledare som kan fokusera på viktiga uppgifter, vilket leder till ökad produktivitet. Dessutom bidrar funktioner som översättningsminne och ordlistehantering till att säkerställa enhetlighet och minska den tid som läggs på repetitiva översättningar.

Förbättrad översättningskvalitet

Genom att centralisera alla översättningsresurser, till exempel översättningsminnen, ordlistor och stilguider, säkerställer TMS att alla intressenter har tillgång till de mest aktuella resurserna. Denna centralisering leder till förbättrad översättningskvalitet och konsekvens i alla projekt. Dessutom innehåller ett TMS ofta kvalitetssäkringsverktyg som hjälper till att identifiera och korrigera fel, vilket säkerställer att de slutliga översättningarna uppfyller högsta standard.

Kostnadsbesparingar

Ett TMS kan hjälpa organisationer att spara kostnader på flera sätt. Genom att utnyttja översättningsminnen minskar ett TMS behovet av att översätta samma innehåll flera gånger, vilket sparar både tid och pengar. Dessutom gör ett TMS det möjligt för organisationer att effektivisera sin leverantörshantering, vilket gör det möjligt för dem att förhandla fram bättre priser och konsolidera sina utgifter för översättning.

Snabbare tid till marknad

Med ett TMS kan organisationer avsevärt minska den tid det tar att föra ut sina produkter eller tjänster på internationella marknader. Genom att automatisera arbetsflöden och möjliggöra sömlöst samarbete mellan teammedlemmar hjälper ett TMS till att påskynda översättningsprocessen. Denna acceleration gör det möjligt för organisationer att lansera sina produkter eller tjänster på flera språk samtidigt, vilket ger dem en konkurrensfördel på den globala marknaden.

Utvärdering av olika TMS-alternativ

När du utvärderar olika alternativ för Translation Management System (TMS) är det viktigt att ta hänsyn till faktorer som driftsättningsmodell, licensiering och jämförelser av funktioner. De två huvudsakliga driftsättningsmodellerna är molnbaserade och lokala lösningar. Molnbaserade TMS-lösningar finns på fjärrservrar och kan nås via en webbläsare, vilket ger flexibilitet och skalbarhet. Lokala TMS-lösningar installeras lokalt på företagets servrar, vilket ger mer kontroll över datasäkerhet och anpassningsmöjligheter.

Ett annat viktigt övervägande är om man ska välja ett TMS med öppen källkod eller ett proprietärt TMS. TMS-lösningar med öppen källkod, till exempel Pootle och Weblate, är fritt tillgängliga och kan modifieras av användarna. De har ofta ett starkt stöd i samhället, men kan sakna vissa funktioner och kommersiellt stöd. Egenutvecklade TMS-lösningar, som Smartcat, Trados Studio och memoQ, ägs av företag och erbjuder vanligtvis mer polerade användargränssnitt, omfattande funktioner och dedikerad support.

När man jämför populära TMS-leverantörer är det bra att utvärdera deras specifika funktioner och möjligheter. Smartcat erbjuder till exempel ett användarvänligt gränssnitt, samarbetsverktyg och integrering av maskinöversättning. Trados Studio innehåller en omfattande uppsättning funktioner för översättning, granskning och projekthantering. MemoQ är känt för sina avancerade funktioner för översättningsminne och terminologihantering. Vilket TMS som är bäst för din organisation beror i slutändan på dina specifika behov, din budget och dina tekniska krav.

Implementering och optimering av ditt TMS

När du har valt rätt Translation Management System (TMS) för din organisation är nästa viktiga steg att implementera det på ett effektivt sätt och optimera dess prestanda över tid. Här är några bästa metoder för att säkerställa en smidig införandeprocess och maximera avkastningen på din TMS-investering.

Bästa praxis för införande av TMS

Involvera viktiga intressenter redan från början, t.ex. projektledare, översättare och IT-personal, för att säkerställa en smidig övergång och att alla parter är med på tåget.
Ge alla användare omfattande utbildning i TMS:ets kärnfunktioner och arbetsflöden. Detta hjälper dem att förstå hur de ska använda systemet på ett effektivt sätt.
Upprätta tydliga riktlinjer och processer för användning av TMS, inklusive projektskapande, filhantering och kvalitetssäkring. Detta säkerställer enhetlighet och minimerar antalet fel.
Integrera TMS med dina befintliga innehållshanteringssystem och andra verktyg i ditt lokaliseringsekosystem för att effektivisera arbetsflöden och undvika manuell dataöverföring.

Mätning av TMS ROI

För att avgöra hur framgångsrik din TMS-implementering är är det viktigt att följa upp viktiga resultatindikatorer (KPI:er) och mäta avkastningen på investeringen (ROI). Några viktiga mätvärden att ta hänsyn till är bland annat:

Genomströmningstid för översättning
Kostnadsbesparingar genom återanvändning av översättningsminnen och automatisering
Kvalitetsförbättringar, t.ex. minskad felfrekvens och ökad konsekvens
Ökad produktivitet och effektivitet hos ditt lokaliseringsteam
Snabbare time-to-market för ditt flerspråkiga innehåll

Genom att regelbundet övervaka dessa nyckeltal och jämföra dem med riktmärkena före TMS kan du kvantifiera fördelarna med ditt TMS och fatta datadrivna beslut för ytterligare optimering.

Löpande optimering

Att implementera ett TMS är inte en engångsföreteelse utan en pågående process med ständiga förbättringar. Tänk på följande för att säkerställa att ditt TMS fortsätter att uppfylla dina föränderliga behov och ger maximalt värde:

Granska och uppdatera regelbundet dina översättningsminnen och ordlistor för att upprätthålla kvalitet och konsekvens.
Uppmuntra feedback från ditt lokaliseringsteam och ta itu med eventuella problem eller flaskhalsar omedelbart.
Håll dig uppdaterad om de senaste funktionerna och uppdateringarna som erbjuds av din TMS-leverantör och dra nytta av nya funktioner som ytterligare kan förbättra dina lokaliseringsprocesser.
Övervaka kontinuerligt dina KPI:er och justera dina processer efter behov för att optimera prestanda och ROI.

Genom att följa dessa bästa metoder och fokusera på kontinuerlig optimering kan du se till att ditt TMS förblir en värdefull tillgång i din lokaliseringsstrategi och bidrar till effektivitet, kvalitet och kostnadsbesparingar för din organisation.

Slutsats

Att välja rätt Translation Management System är ett avgörande beslut som kan ha stor betydelse för en organisations lokaliseringsarbete. Genom att noggrant utvärdera viktiga funktioner som översättningsminne, terminologihantering, automatisering av arbetsflöden, rapportering och analys samt integrationer kan företag välja ett TMS som passar deras specifika behov och mål.

Att implementera ett TMS ger många fördelar, bland annat ökad produktivitet, förbättrad översättningskvalitet, kostnadsbesparingar och snabbare time-to-market. För att säkerställa ett framgångsrikt införande bör organisationer följa bästa praxis, t.ex. involvera viktiga intressenter, tillhandahålla omfattande utbildning och fastställa tydliga riktlinjer och processer.

Att mäta ROI för ett TMS är viktigt för att visa dess värde och identifiera områden som kan förbättras. Genom att spåra mätvärden som översättningsledtider, kostnadsbesparingar och kvalitetsförbättringar kan organisationer optimera sina lokaliseringsstrategier och fatta datadrivna beslut.

I slutändan kan rätt TMS, i kombination med effektiv implementering och löpande optimering, hjälpa organisationer att effektivisera sina lokaliseringsprocesser, förbättra samarbetet och leverera flerspråkigt innehåll av hög kvalitet till sina globala målgrupper.