Inhaltsübersicht

Die wichtigsten Merkmale eines TMS

Arten von TMS-Lösungen

Wichtige Merkmale, die ein TMS haben sollte

Best Practices für die TMS-Einführung

TMS-ROI messen

Laufende Optimierung

Fazit

Wie du das richtige Übersetzungsmanagementsystem (TMS) auswählst

Ein Übersetzungsmanagementsystem (TMS) ist eine zentrale Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung, Automatisierung und Rationalisierung ihrer Übersetzungs- und Lokalisierungsabläufe unterstützt. Es dient als Knotenpunkt, über den Projektmanager, Übersetzer und andere Interessengruppen effektiv zusammenarbeiten können, wodurch manuelle und zeitraubende Aufgaben eliminiert werden. Das Hauptziel eines TMS besteht darin, bei gleichzeitiger Gewährleistung von Konsistenz, Qualität und Effizienz den komplexen Prozess der Übersetzung von Inhalten in mehrere Sprachen zu vereinfachen. Mit einem TMS können Unternehmen ihre Übersetzungskosten reduzieren, die Time-to-Market verkürzen und die Qualität der multilingualen Inhalte erhöhen.

Die wichtigsten Merkmale eines TMS

Ein robustes TMS umfasst in der Regel die folgenden Hauptmerkmale:

Projektverwaltung: Ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Übersetzungsprojekten von Anfang bis Ende.
Workflow-Automatisierung: Rationalisiert den Übersetzungsprozess durch die Automatisierung von Aufgaben wie Dateiverarbeitung, Benachrichtigungen und Genehmigungen.
Translation Memory: Speichert bereits übersetzte Inhalte zur Wiederverwendung und reduziert so Übersetzungszeit und -kosten.
Glossarverwaltung: Verwaltet eine zentrale Datenbank mit genehmigter Terminologie, um die Konsistenz aller Übersetzungen zu gewährleisten.
Qualitätssicherung: Bietet integrierte Tools für Qualitätsprüfungen, wie Rechtschreib- und Grammatikprüfung und Translation Memory Leverage.
Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglicht nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, einschließlich Übersetzern, Prüfern und Projektmanagern.
Berichte und Analysen: Bietet Einblicke in den Projektstatus, die Leistung der Übersetzer und andere wichtige Metriken, die helfen, den Übersetzungsprozess zu optimieren.

Arten von TMS-Lösungen

Es gibt zwei Haupttypen von TMS-Lösungen:

Cloud-basierte TMS: Diese Lösungen werden auf entfernten Servern gehostet und können über einen Webbrowser aufgerufen werden, was Flexibilität und Skalierbarkeit bietet.
Vor-Ort-TMS: Diese Lösungen werden lokal auf den Servern eines Unternehmens installiert und bieten mehr Kontrolle über die Datensicherheit und Anpassungsmöglichkeiten.

Die Entscheidung zwischen einem cloudbasierten oder einem vor Ort installierten TMS hängt von Faktoren wie dem Budget, der IT-Infrastruktur und den spezifischen Geschäftsanforderungen ab.

Wichtige Merkmale, die ein TMS haben sollte

Bei der Auswahl eines Translation Management Systems (TMS) gibt es eine Reihe wichtiger Funktionen zu berücksichtigen, die sich erheblich auf den Lokalisierungs-Workflow und die Gesamteffizienz auswirken können. Translation Memory, Terminologiemanagement, Workflow-Automatisierung, Reporting und Analyse sowie Integration gehören zu diesen wichtigen Funktionen.

Translation Memory

Zur Speicherung bereits übersetzter Inhalte für die Wiederverwendung sollte ein robustes TMS über eine Translation Memory (TM)-Funktion verfügen. Dadurch wird die Konsistenz der Übersetzungen gewährleistet, der Arbeitsaufwand für die Übersetzer reduziert und letztendlich Zeit und Kosten gespart.

Terminologieverwaltung

Um genaue und konsistente Übersetzungen zu gewährleisten, ist ein effektives Terminologiemanagement unerlässlich. Wähle ein TMS mit einem zentralen Glossar oder einer Terminologiedatenbank, in der du die wichtigsten Begriffe deiner Branche oder Marke definieren und verwalten kannst. Diese Funktion unterstützt die Übersetzer bei der Verwendung der richtigen Terminologie in allen Lokalisierungsprojekten.

Workflow-Automatisierung

Sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und den Lokalisierungs-Workflow zu straffen, kann die Effizienz erheblich steigern. Ein TMS mit Funktionen zur Workflow-Automatisierung kann bei der Definition und Verwaltung von Übersetzungsprozessen, der Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder und der Verfolgung des Projektfortschritts helfen. Um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, können diese Funktionen auch automatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und Statusaktualisierungen umfassen.

Berichte und Analysen

Für wertvolle Einblicke in die Lokalisierungsprojekte ist die Wahl eines TMS mit umfassenden Berichts- und Analysefunktionen von Vorteil. Damit lassen sich wichtige Kennzahlen wie Übersetzungsfortschritt, Qualitätsergebnisse und Kosteneinsparungen überwachen. Mit detaillierten Berichten und Dashboards kannst du datengestützte Entscheidungen treffen, um deine Lokalisierungsstrategie zu optimieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Integration

Für einen reibungslosen Lokalisierungs-Workflow ist eine nahtlose Integration mit deinen bestehenden Content Management Systemen (CMS), Product Information Management Systemen (PIM) und anderen Tools in deinem Technologie-Stack unerlässlich. Achte darauf, dass dein TMS eine sofortige Integration mit gängigen Plattformen oder eine gut dokumentierte API für benutzerdefinierte Integrationen bietet. Dadurch wird sichergestellt, dass das TMS problemlos mit dem Content-Ökosystem verbunden werden kann. Dies ermöglicht einen effizienten Austausch von Inhalten und minimiert den manuellen Aufwand.

Die wichtigsten Vorteile eines TMS

Auf die Lokalisierungsbemühungen eines Unternehmens hat die Einführung eines Translation Management Systems (TMS) großen Einfluss. Ein TMS ermöglicht die Rationalisierung des Übersetzungsprozesses, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Steigerung der Gesamteffizienz. Hier einige der wichtigsten Vorteile, die sich aus der Einführung eines TMS ergeben:

Gesteigerte Produktivität

Durch ein TMS werden viele manuelle Aufgaben automatisiert, z. B. die Bearbeitung von Dateien, das Projektmanagement und das Workflow-Management. Durch diese Automatisierung gewinnen Übersetzer und Projektmanager Zeit, um sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, was zu einer höheren Produktivität führt. Darüber hinaus wird die Konsistenz gewährleistet und der Zeitaufwand für sich wiederholende Übersetzungen durch Funktionen wie Translation Memory und Glossarverwaltung reduziert.

Höhere Übersetzungsqualität

Ein TMS zentralisiert alle Übersetzungsressourcen wie Translation Memories, Glossare und Stilrichtlinien. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Beteiligten Zugriff auf die aktuellsten Ressourcen haben. Diese Zentralisierung führt zu einer Verbesserung der Qualität und Konsistenz der Übersetzungen über alle Projekte hinweg. Um sicherzustellen, dass die endgültigen Übersetzungen den höchsten Standards entsprechen, enthält ein TMS häufig auch Qualitätssicherungswerkzeuge, die dabei helfen, Fehler zu erkennen und zu korrigieren.

Kosteneinsparungen

Ein TMS kann Unternehmen auf verschiedene Weise helfen, Kosten zu sparen. Durch den Einsatz von Translation Memories reduziert ein TMS die Notwendigkeit, dieselben Inhalte mehrfach zu übersetzen. Dies spart Zeit und Geld. Darüber hinaus haben Unternehmen mit einem TMS die Möglichkeit zur Rationalisierung ihres Lieferantenmanagements, zur Aushandlung besserer Preise und zur Konsolidierung ihrer Ausgaben für Übersetzungen.

Schnellere Markteinführung

Mithilfe eines TMS können Unternehmen die Zeit, die sie für die Einführung ihrer Produkte oder Dienstleistungen auf internationalen Märkten benötigen, erheblich verkürzen. Ein TMS hilft, den Übersetzungsprozess zu beschleunigen, indem es Arbeitsabläufe automatisiert und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern ermöglicht. Diese Beschleunigung ermöglicht es Unternehmen, ihre Produkte oder Dienstleistungen gleichzeitig in mehreren Sprachen auf den Markt zu bringen. Dies verschafft ihnen einen Wettbewerbsvorteil auf dem globalen Markt.

Bewertung verschiedener TMS-Optionen

Bei der Auswahl verschiedener Optionen für ein Translation Management System (TMS) ist es wichtig, Faktoren wie das Bereitstellungsmodell, die Lizenzierung und den Funktionsvergleich zu berücksichtigen. Cloud-basierte und On-Premise-Lösungen sind die beiden wichtigsten Bereitstellungsmodelle. Um Flexibilität und Skalierbarkeit zu gewährleisten, werden Cloud-basierte TMS-Lösungen auf entfernten Servern gehostet und sind über einen Webbrowser zugänglich. On-Premise TMS-Lösungen werden lokal auf den Servern eines Unternehmens installiert. Sie bieten mehr Kontrolle über die Datensicherheit und Anpassungsmöglichkeiten.

Eine weitere wichtige Überlegung ist, ob man sich für ein Open Source oder ein proprietäres TMS entscheidet. Open Source TMS Systeme wie Pootle und Weblate sind frei verfügbar und durch den Benutzer modifizierbar. Sie haben in der Regel die Unterstützung einer großen Community, aber es kann sein, dass sie nicht über alle Funktionen und kommerziellen Support verfügen. Proprietäre TMS-Lösungen, wie z. B. Smartcat, Trados Studio und memoQ, sind im Besitz von Unternehmen und bieten in der Regel ausgefeiltere Benutzeroberflächen, einen größeren Funktionsumfang und einen spezialisierten Support.

Beim Vergleich populärer TMS-Anbieter ist es hilfreich, ihre spezifischen Funktionen und Möglichkeiten zu bewerten. Smartcat bietet z. B. eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, Tools für die Zusammenarbeit und Integrationen für die maschinelle Übersetzung. Trados Studio bietet umfassende Funktionen für Übersetzung, Review und Projektmanagement. MemoQ ist für seine hochentwickelten Translation-Memory- und Terminologieverwaltungsfunktionen bekannt. Letztendlich hängt es von deinen spezifischen Bedürfnissen, deinem Budget und deinen technischen Anforderungen ab, welches TMS für dein Unternehmen am besten geeignet ist.

Implementierung und Optimierung des TMS

Nach der Auswahl des richtigen Übersetzungsmanagementsystems (TMS) für dein Unternehmen sind die nächsten entscheidenden Schritte die effektive Implementierung und die Optimierung der Leistung im Laufe der Zeit. Um einen reibungslosen Implementierungsprozess zu gewährleisten und den ROI deiner TMS-Investition zu maximieren, sind hier einige Best Practices aufgeführt.

Best Practices für die TMS-Einführung

Beziehe die wichtigsten Interessengruppen von Anfang an mit ein, darunter Projektmanager, Übersetzer und IT-Personal, um einen reibungslosen Übergang und die Zustimmung aller Beteiligten zu gewährleisten.
Biete allen Nutzern eine umfassende Schulung an, die die wichtigsten Funktionen und Arbeitsabläufe des TMS abdeckt. So lernen sie, wie sie das System effizient und effektiv nutzen können.
Lege klare Richtlinien und Prozesse für die Nutzung des TMS fest, einschließlich Projekterstellung, Dateimanagement und Qualitätssicherung. Das sorgt für Konsistenz und minimiert Fehler.
Integriere das TMS mit deinen bestehenden Content Management Systemen und anderen Tools in deinem Lokalisierungs-Ökosystem, um Arbeitsabläufe zu optimieren und manuelle Datenübertragungen zu vermeiden.

TMS-ROI messen

Um den Erfolg deiner TMS-Implementierung zu ermitteln, ist es wichtig, die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) zu verfolgen und den Return on Investment (ROI) zu messen. Einige wichtige Kennzahlen, die du berücksichtigen solltest, sind:

Durchlaufzeit der Übersetzung
Kosteneinsparungen durch Wiederverwendung von Translation Memorys und Automatisierung
Qualitätsverbesserungen, wie z. B. reduzierte Fehlerquoten und erhöhte Konsistenz
Höhere Produktivität und Effizienz deines Lokalisierungsteams
Kürzere Markteinführungszeit für deine mehrsprachigen Inhalte

Indem du diese KPIs regelmäßig überwachst und sie mit den Benchmarks vor dem TMS vergleichst, kannst du die Vorteile deines TMS quantifizieren und datengestützte Entscheidungen für weitere Optimierungen treffen.

Laufende Optimierung

Die Einführung eines TMS ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Um sicherzustellen, dass dein TMS auch in Zukunft deinen Anforderungen entspricht und einen maximalen Nutzen bringt, solltest du Folgendes beachten:

Überprüfe und aktualisiere deine Translation Memorys und Glossare regelmäßig, um Qualität und Konsistenz zu gewährleisten.
Ermutige dein Lokalisierungsteam zu Rückmeldungen und kümmere dich umgehend um alle Probleme und Engpässe.
Halte dich über die neuesten Funktionen und Updates deines TMS-Anbieters auf dem Laufenden und nutze neue Funktionen, die deine Lokalisierungsprozesse weiter verbessern können.
Überprüfe kontinuierlich deine KPIs und passe deine Prozesse bei Bedarf an, um Leistung und ROI zu optimieren.

Wenn du diese Best Practices befolgst und dich auf eine kontinuierliche Optimierung konzentrierst, kannst du sicherstellen, dass dein TMS ein wertvoller Bestandteil deiner Lokalisierungsstrategie bleibt und Effizienz, Qualität und Kosteneinsparungen für dein Unternehmen ermöglicht.

Fazit

Eine wichtige Entscheidung, die die Lokalisierungsbemühungen eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen kann, ist die Wahl des richtigen Übersetzungsmanagementsystems. Unternehmen können ein TMS auswählen, das ihren spezifischen Anforderungen und Zielen entspricht, indem sie Schlüsselfunktionen wie Translation Memory, Terminologiemanagement, Workflow-Automatisierung, Reporting und Analyse sowie Integration sorgfältig evaluieren.

Mit der Einführung eines TMS sind zahlreiche Vorteile verbunden, wie z. B. höhere Produktivität, bessere Übersetzungsqualität, Kosteneinsparungen und kürzere Time-to-Market. Um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten, sollten sich Unternehmen an bewährte Verfahren halten, wie z. B. die Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen, das Angebot umfassender Schulungen und die Festlegung klarer Richtlinien und Prozesse.

Um den Wert eines TMS zu demonstrieren und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren, ist die Messung des ROI unerlässlich. Unternehmen können ihre Lokalisierungsstrategien optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen, indem sie Kennzahlen wie die Durchlaufzeit von Übersetzungen, Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen überwachen.

Letztendlich kann das richtige TMS in Kombination mit einer effektiven Implementierung und kontinuierlichen Optimierung Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Lokalisierungsprozesse, der Verbesserung der Zusammenarbeit und der Bereitstellung qualitativ hochwertiger mehrsprachiger Inhalte für ihre globale Zielgruppe unterstützen.